Automatización de Comunicaciones
La Automatización de Comunicaciones ayuda a su negocio a enviar mensajes SMS y correos electrónicos programados o activados por eventos a clientes elegibles.
Las comunicaciones automáticas pueden reducir el trabajo repetitivo, mejorar la asistencia a las citas y ayudar al negocio a mantener un contacto constante con los clientes.
Dependiendo del tipo de automatización, un mensaje puede enviarse según una cita, una fecha del cliente, un evento del negocio o una regla de comunicación programada.
Automatización de SMS y Correos Electrónicos
Peach Suite Pro puede admitir comunicaciones automáticas mediante:
- Mensajes de texto SMS
- Mensajes de correo electrónico
Los SMS son útiles para mensajes breves y urgentes, como recordatorios de citas y cambios de horario.
El correo electrónico es útil para mensajes más largos, instrucciones detalladas, promociones, información de seguimiento y anuncios del negocio.
Una automatización puede utilizar SMS, correo electrónico o ambos, dependiendo del propósito de la comunicación y de las preferencias de contacto del cliente.
Usos Comunes de la Automatización de Comunicaciones
La Automatización de Comunicaciones puede utilizarse para mensajes como:
- Confirmaciones de citas
- Recordatorios de próximas citas
- Cambios o cancelaciones de citas
- Mensajes de seguimiento después de una cita
- Mensajes y ofertas de cumpleaños
- Anuncios promocionales
- Mensajes para volver a conectar con clientes
- Recordatorios de formularios o documentos requeridos
- Avisos del negocio y cambios de horario
Utilice las comunicaciones automáticas únicamente para el propósito descrito en la automatización y en la plantilla seleccionada.
Plantillas de Mensajes
Las plantillas proporcionan el contenido estándar utilizado por una automatización.
Una plantilla puede contener información como:
- Nombre del cliente
- Fecha y hora de la cita
- Nombre del servicio
- Nombre del proveedor
- Nombre del negocio
- Instrucciones de programación o contacto
La información dinámica se agrega cuando el mensaje se prepara para el cliente.
Revise cuidadosamente las plantillas antes de activar una automatización. Confirme que la ortografía, la información de contacto, las instrucciones de la cita y los datos del negocio sean correctos.
Las plantillas deben ser claras, profesionales y apropiadas para el canal de comunicación seleccionado.
Programa y Activador de la Automatización
Una automatización se activa mediante un horario programado o un evento que cumple con los requisitos.
Algunos ejemplos pueden incluir:
- Una cantidad específica de horas o días antes de una cita
- Una cantidad específica de horas o días después de una cita
- El cumpleaños de un cliente
- Una fecha programada del negocio
- El estado de un cliente o de una cita
Revise cuidadosamente el tiempo de envío antes de activar una automatización.
Un mensaje enviado demasiado temprano puede olvidarse, mientras que un mensaje enviado demasiado tarde puede no darle al cliente suficiente tiempo para responder.
Preferencias de Contacto del Cliente
Peach Suite Pro utiliza las preferencias de comunicación del cliente para determinar si es elegible para recibir un mensaje SMS o un correo electrónico.
Antes de enviar una comunicación, el sistema puede revisar información como:
- Autorización para recibir SMS
- Exclusión de mensajes SMS
- Autorización para recibir correos electrónicos
- Exclusión de correos electrónicos
- Número de teléfono disponible
- Dirección de correo electrónico disponible
- Estado del cliente
Tener un número de teléfono o correo electrónico válido no significa automáticamente que el cliente sea elegible para recibir comunicaciones promocionales.
Siempre deben respetarse el consentimiento y las selecciones de exclusión del cliente.
Mensajes Transaccionales y Promocionales
Las confirmaciones, recordatorios y avisos de programación de citas generalmente se consideran comunicaciones transaccionales porque están relacionados con una cita existente o un servicio solicitado.
Las promociones, ofertas especiales y anuncios generales de mercadeo son comunicaciones promocionales.
Los mensajes promocionales pueden requerir un nivel de consentimiento diferente al de los mensajes relacionados con citas.
Seleccione el propósito y la plantilla correctos para que Peach Suite Pro pueda aplicar las reglas de comunicación correspondientes.
Mensajes SMS
Los mensajes SMS deben ser breves y fáciles de entender.
Incluya únicamente la información que el cliente necesita para reconocer al negocio y comprender el propósito del mensaje.
Los mensajes SMS pueden incluir:
- El nombre del negocio
- La información de la cita del cliente
- El nombre del proveedor
- Instrucciones para confirmar o comunicarse con el negocio
- El texto de exclusión requerido cuando corresponda
Evite incluir información confidencial del cliente, tratamientos, información médica o información financiera en un mensaje SMS.
Mensajes de Correo Electrónico
Los correos electrónicos pueden incluir más detalles que los mensajes SMS.
El correo electrónico puede ser apropiado para:
- Instrucciones de preparación para una cita
- Información de cuidados posteriores
- Anuncios del negocio
- Promociones y boletines
- Mensajes de seguimiento más extensos
- Enlaces a formularios, documentos o páginas de programación
Utilice un asunto claro que describa correctamente el propósito del correo electrónico.
Antes de enviarlo, confirme que el mensaje identifique al negocio e incluya la información de contacto o cancelación de suscripción requerida.
Activar y Pausar Automatizaciones
Revise toda la configuración antes de activar una automatización.
Confirme:
- Que se haya seleccionado el canal de comunicación correcto
- Que se haya asignado la plantilla correcta
- Que el horario o activador sea correcto
- Que la automatización se aplique a los clientes o citas previstos
- Que se estén cumpliendo los requisitos de consentimiento y elegibilidad
Pause o desactive una automatización cuando sea necesario detener temporalmente el envío de mensajes.
Pausar una automatización normalmente no elimina su configuración ni su plantilla. Evita que se preparen o envíen futuros mensajes mientras la automatización esté inactiva.
Editar una Automatización Activa
Tenga cuidado al cambiar una automatización activa.
Es posible que algunos mensajes programados ya se encuentren en la cola de comunicaciones.
Después de realizar un cambio, revise los próximos mensajes y el historial de comunicaciones para confirmar que la nueva configuración esté funcionando como se esperaba.
Los cambios importantes deben probarse antes de utilizarse con un grupo grande de clientes.
Historial de Comunicaciones
El Historial de Comunicaciones proporciona un registro de la actividad de SMS y correos electrónicos.
Dependiendo del mensaje, el historial puede mostrar:
- Cliente
- Número de teléfono o dirección de correo electrónico
- Tipo de comunicación
- Plantilla utilizada
- Fecha y hora de preparación
- Fecha y hora de envío
- Estado de entrega o procesamiento
- Información del error cuando corresponda
Utilice el Historial de Comunicaciones para confirmar que un mensaje automático fue creado y procesado.
También debe revisar el historial antes de enviar manualmente un mensaje similar para evitar comunicaciones duplicadas.
Estados de los Mensajes
Un mensaje automático puede mostrar un estado como:
- Pendiente
- Programado
- Enviado
- Entregado
- Fallido
- Omitido
- No Elegible
El estado Enviado significa que Peach Suite Pro presentó el mensaje para su entrega. No siempre garantiza que el destinatario haya abierto o leído el mensaje.
Un mensaje fallido u omitido debe revisarse para detectar un método de contacto inválido, falta de consentimiento, estado de exclusión, error del proveedor u otro problema de elegibilidad.
Evitar Mensajes Duplicados
Antes de enviar manualmente un mensaje, revise el Historial de Comunicaciones y los mensajes automáticos pendientes.
Es posible que ya exista un recordatorio de cita o un mensaje de seguimiento programado.
Evite crear varias automatizaciones que utilicen el mismo activador, grupo de clientes y propósito del mensaje, a menos que las comunicaciones duplicadas sean intencionales.
Enviar demasiados mensajes puede confundir a los clientes y aumentar las solicitudes de exclusión.
Probar una Automatización
Pruebe las nuevas automatizaciones antes de utilizarlas con una gran cantidad de clientes.
Durante la prueba, confirme:
- Que el mensaje utilice la plantilla correcta
- Que la información dinámica del cliente y de la cita aparezca correctamente
- Que el mensaje se envíe a la hora prevista
- Que el nombre del negocio esté claramente identificado
- Que los enlaces y la información de contacto funcionen correctamente
- Que se cumplan los requisitos de consentimiento y exclusión
- Que el mensaje aparezca correctamente en un teléfono o aplicación de correo electrónico
Mejores Prácticas de Comunicación
- Mantenga los mensajes claros y profesionales
- Envíe únicamente comunicaciones útiles para el cliente
- Utilice SMS para información breve y oportuna
- Utilice correo electrónico cuando se necesiten más detalles
- Respete todas las preferencias de comunicación del cliente
- Revise los mensajes fallidos y omitidos
- Mantenga actualizadas las plantillas y la información de contacto del negocio
- Evite incluir información confidencial
- Revise el Historial de Comunicaciones antes de volver a enviar un mensaje
Importante
La comunicación automática no reemplaza la responsabilidad del negocio de mantener registros correctos del consentimiento del cliente y cumplir con los requisitos aplicables para mensajes y correos electrónicos.
Respete inmediatamente todas las solicitudes de los clientes para dejar de recibir comunicaciones por SMS o correo electrónico.