Plantillas de SMS
Las Plantillas de SMS proporcionan contenido reutilizable para mensajes de texto enviados mediante Peach Suite Pro.
Las plantillas ayudan al negocio a enviar mensajes claros, consistentes y apropiados sin tener que escribir nuevamente la misma información.
Las Plantillas de SMS pueden utilizarse para:
- Confirmaciones de citas
- Recordatorios de citas
- Cambios de horario
- Seguimiento de clientes
- Mensajes de cumpleaños
- Promociones y ofertas especiales
- Mensajes de certificados de regalo
- Comunicaciones generales con clientes
- Automatización de Comunicaciones
Ciclo de Vida de una Plantilla
Una Plantilla de SMS puede pasar por varias etapas durante su ciclo de vida.
Dependiendo de la plantilla y de la configuración del negocio, el ciclo puede incluir:
- Creada
- Borrador
- Revisada
- Aprobada
- Activa
- Predeterminada
- Archivada
- Restaurada
La plantilla debe revisarse antes de utilizarse con clientes.
Las plantillas archivadas permanecen disponibles para fines históricos y administrativos, pero normalmente se eliminan de las selecciones de plantillas activas.
Crear una Plantilla de SMS
Utilice la opción Crear Plantilla de SMS para agregar un mensaje reutilizable a la Biblioteca de Plantillas.
Al crear una plantilla, complete los campos disponibles, incluyendo:
- Nombre de la plantilla
- Categoría
- Propósito del mensaje
- Contenido del mensaje SMS
- Campos dinámicos del cliente o de la cita
- Selección como plantilla predeterminada, cuando corresponda
- Información de aprobación o revisión, cuando sea requerida
Revise cuidadosamente el mensaje antes de guardarlo.
Confirme que el mensaje identifique al negocio, comunique un propósito claro y utilice los campos dinámicos correctos.
Nombre de la Plantilla
Utilice un nombre claro y descriptivo.
El nombre debe permitir comprender el propósito de la plantilla sin necesidad de abrirla.
Algunos ejemplos de buenos nombres incluyen:
- Recordatorio de Cita — 24 Horas
- Confirmación de Cita
- Cita Reprogramada
- Oferta de Cumpleaños
- Seguimiento Después de la Cita
- Recordatorio de Certificado de Regalo
- Reactivación de Cliente
Evite nombres como:
- Mensaje 1
- Nueva Plantilla
- Prueba
- General
Si existen varias plantillas con propósitos similares, incluya el tiempo, la audiencia o el tipo de comunicación en el nombre.
Categorías de Plantillas
Las categorías ayudan a organizar las plantillas y determinar cómo pueden utilizarse.
Las categorías pueden incluir propósitos como:
- Cita
- Recordatorio
- Confirmación
- Seguimiento
- Cumpleaños
- Certificado de Regalo
- Promoción
- Comunicación General
- Cumplimiento
Seleccione la categoría que describa con mayor precisión el mensaje.
La categoría debe coincidir con el propósito real. Un recordatorio de cita no debe clasificarse como promoción, y una oferta promocional no debe clasificarse como aviso de cita.
Escribir el Mensaje SMS
Los mensajes SMS deben ser breves, claros y fáciles de entender.
Un buen mensaje normalmente incluye:
- El nombre del negocio
- La razón del mensaje
- Información importante del cliente o de la cita
- Cualquier acción requerida
- Instrucciones de contacto cuando correspondan
- El texto de exclusión requerido cuando corresponda
Evite incluir detalles innecesarios.
No incluya información confidencial sobre tratamientos, datos médicos, información financiera, contraseñas, códigos de acceso u otra información sensible en una Plantilla de SMS.
Insertar y Utilizar Campos Dinámicos
Los campos dinámicos permiten que una plantilla inserte información correspondiente al cliente, la cita, el proveedor o el negocio.
Los campos disponibles pueden incluir:
- Nombre del cliente
- Nombre completo del cliente
- Fecha de la cita
- Hora de la cita
- Nombre del servicio
- Nombre del proveedor
- Nombre del negocio
- Número de teléfono del negocio
- Información de la cita o programación
Utilice las opciones de inserción de campos proporcionadas por Peach Suite Pro en lugar de escribir manualmente los nombres de los marcadores.
Cuando se prepara el mensaje, Peach Suite Pro reemplaza el campo con la información correcta.
Por ejemplo, una plantilla reutilizable puede decir:
Hola [Nombre del Cliente], este es un recordatorio de su cita con [Nombre del Proveedor] el [Fecha de la Cita] a las [Hora de la Cita].
La visualización y el formato exacto de los campos pueden variar según los controles de la Biblioteca de Plantillas.
Información Dinámica Faltante
Un campo dinámico solamente puede mostrar información que exista en Peach Suite Pro.
Antes de utilizar una plantilla, confirme que los registros relacionados contengan la información requerida.
Si un campo aparece vacío o no está disponible, revise:
- El registro del cliente
- El registro de la cita
- El proveedor asignado
- El servicio seleccionado
- La página de información del negocio
Siempre revise o pruebe las plantillas que contienen varios campos dinámicos.
Inserción Automática del Pie de Página
Peach Suite Pro puede agregar automáticamente un pie de página SMS cuando el mensaje se prepara o se envía.
El pie automático puede incluir:
- La identidad del negocio
- Instrucciones requeridas para dejar de recibir mensajes
- Texto de cumplimiento
- Otra información de mensajería configurada para el negocio
No repita manualmente el texto que Peach Suite Pro insertará automáticamente.
Agregarlo manualmente puede producir nombres duplicados, instrucciones repetidas o mensajes innecesariamente largos.
Revise la vista previa completa para confirmar que el mensaje y el pie automático se lean correctamente juntos.
Longitud del SMS
Los mensajes SMS deben mantenerse breves.
Los mensajes largos pueden dividirse en varios segmentos por el proveedor de mensajería.
Los campos dinámicos y el pie automático pueden aumentar la longitud final.
Al revisar una plantilla, considere:
- El contenido del mensaje
- La longitud de los nombres insertados
- La información de la cita
- El pie automático
- El texto requerido de cumplimiento
Una plantilla breve generalmente es más fácil de leer y puede utilizar menos segmentos.
Plantillas SMS Predeterminadas
Una plantilla predeterminada es el mensaje estándar que Peach Suite Pro selecciona para un propósito o flujo de trabajo específico.
Las plantillas predeterminadas ayudan a asegurar que se utilice consistentemente el mensaje aprobado correcto.
Algunos ejemplos pueden incluir:
- Recordatorio de cita predeterminado
- Confirmación de cita predeterminada
- Mensaje de cumpleaños predeterminado
- Mensaje SMS general predeterminado
Normalmente debe existir una sola plantilla predeterminada para la misma categoría y propósito.
Antes de cambiarla, revise las páginas, automatizaciones y procesos que puedan utilizarla.
Plantillas Predeterminadas Protegidas
Algunas plantillas pueden estar protegidas porque son requeridas por Peach Suite Pro o utilizadas por procesos importantes.
Una plantilla protegida puede tener restricciones como:
- No puede eliminarse
- No puede archivarse mientras sea requerida
- Su categoría o propósito no puede cambiarse
- Puede ser necesario duplicarla antes de crear una versión personalizada
La protección ayuda a evitar que los recordatorios, confirmaciones o mensajes requeridos pierdan su plantilla asignada.
Crear un Duplicado
Utilice Crear Duplicado cuando una plantilla existente sea similar al mensaje que necesita, pero no deba modificarse directamente.
La duplicación crea una copia separada que puede renombrarse y editarse.
Esto es útil para:
- Crear una variación de una plantilla protegida
- Crear diferentes tiempos de recordatorio
- Crear una versión en español
- Crear una variación promocional
- Probar un mensaje revisado
- Conservar la versión original aprobada
Después de duplicar:
- Cambie el nombre
- Revise la categoría
- Revise todos los campos dinámicos
- Revise el pie automático
- Solicite aprobación cuando sea necesario
- Confirme si la copia debe ser predeterminada
Ver una Plantilla
Utilice Ver para revisar una plantilla sin modificarla inmediatamente.
La vista puede mostrar:
- Nombre de la plantilla
- Categoría
- Contenido del mensaje
- Campos dinámicos
- Estado predeterminado
- Estado de aprobación
- Puntuación de revisión por IA
- Observaciones de cumplimiento
- Estado de archivo
- Información de creación y actualización
Ver una plantilla es útil para confirmar qué mensaje fue utilizado por una automatización o registro del historial.
Editar una Plantilla de SMS
Utilice Editar para actualizar el nombre, la categoría, el contenido, los campos u otras configuraciones disponibles.
Antes de editar una plantilla activa, determine dónde se utiliza actualmente.
Una plantilla activa puede estar conectada a:
- Recordatorios de citas
- Automatización de Comunicaciones
- Mensajes de cumpleaños
- Recordatorios de certificados de regalo
- Envío general de SMS
- Otras comunicaciones programadas
Los cambios pueden afectar inmediatamente los mensajes futuros.
Los mensajes enviados anteriormente permanecen en el Historial de Comunicaciones y no deben cambiar debido a una edición posterior.
Cuando realice un cambio importante, puede ser más seguro duplicar la plantilla que reemplazar la versión aprobada existente.
Aprobación del Mensaje SMS
La aprobación proporciona un paso de revisión antes de utilizar una plantilla con clientes.
El proceso puede revisar:
- Propósito del mensaje
- Identificación del negocio
- Claridad y profesionalismo
- Requisitos de consentimiento
- Texto de exclusión
- Clasificación promocional o transaccional
- Campos dinámicos
- Comportamiento del pie automático
- Posibles riesgos de cumplimiento
Una plantilla puede necesitar una nueva aprobación después de una edición importante.
Un mensaje no debe considerarse aprobado solamente porque se guardó correctamente.
Revise el estado de aprobación antes de asignarlo a una automatización activa o a una comunicación masiva.
Aprobación Transaccional y Promocional
Las confirmaciones, recordatorios y comunicaciones relacionadas con servicios solicitados generalmente son transaccionales porque se relacionan con una cita o relación existente.
Las ofertas, campañas, publicidad y mensajes de reactivación son promocionales.
Los mensajes promocionales pueden requerir consentimiento específico y revisión adicional.
Seleccione la categoría y el propósito correctos antes de solicitar aprobación.
No presente un mensaje promocional como si fuera un mensaje transaccional o de cita.
Puntuación de Revisión por IA
Peach Suite Pro puede proporcionar una puntuación de revisión por IA para una Plantilla de SMS.
La revisión puede evaluar:
- Claridad
- Tono profesional
- Longitud del mensaje
- Identificación del negocio
- Claridad de la acción solicitada
- Uso de campos dinámicos
- Riesgo de cumplimiento
- Lenguaje promocional
- Redacción potencialmente sensible
- Texto de exclusión
Una puntuación más alta puede indicar que el mensaje es más claro y presenta menos preocupaciones identificadas.
Una puntuación baja puede indicar que el mensaje debe revisarse antes de utilizarse.
Riesgos y Recomendaciones de IA
La revisión por IA puede identificar advertencias o recomendaciones.
Algunos ejemplos incluyen:
- Falta el nombre del negocio
- El propósito no está claro
- El mensaje puede ser demasiado largo
- El mensaje parece promocional
- Puede ser necesario incluir texto de exclusión
- Un campo dinámico puede estar utilizado incorrectamente
- El mensaje contiene redacción sensible
- La acción solicitada no está clara
Revise cada recomendación antes de aprobar o activar la plantilla.
La revisión por IA es una herramienta de apoyo. No reemplaza la revisión humana, el asesoramiento legal, la aprobación de las compañías telefónicas, los requisitos del proveedor ni la responsabilidad del negocio.
Volver a Revisar la Puntuación
Después de editar una plantilla, ejecute nuevamente la revisión por IA cuando esa opción esté disponible.
La nueva puntuación debe basarse en el contenido actual y no en una versión anterior.
Confirme:
- Que el contenido se haya guardado
- Que la categoría sea correcta
- Que se haya considerado el pie automático
- Que el propósito seleccionado sea correcto
- Que se hayan revisado la puntuación y las advertencias actualizadas
Revisión de Cumplimiento
Las Plantillas de SMS deben seguir los requisitos de consentimiento y cumplimiento del negocio.
Antes de aprobar o utilizar una plantilla, confirme:
- Que el negocio esté claramente identificado
- Que el propósito sea correcto
- Que el cliente sea elegible
- Que los mensajes promocionales se envíen solamente a clientes autorizados
- Que se respeten todas las solicitudes de exclusión
- Que el pie requerido se incluya o se inserte automáticamente
- Que el mensaje no contenga información prohibida o engañosa
- Que no incluya información confidencial innecesaria
Tener un número de teléfono válido no significa automáticamente que el cliente haya aceptado recibir mensajes promocionales.
Elegibilidad del Cliente
Cuando se utiliza una plantilla, Peach Suite Pro puede revisar:
- Autorización para SMS
- Exclusión de SMS
- Número móvil disponible
- Estado del cliente
- Propósito del mensaje
- Restricciones de comunicación
Un cliente no elegible no debe recibir el mensaje, aunque la plantilla esté aprobada.
La aprobación de la plantilla y la elegibilidad del cliente son requisitos separados.
Utilizar una Plantilla
Una Plantilla de SMS activa puede seleccionarse desde una página de envío o asignarse a un proceso.
Al utilizarla:
- Seleccione la plantilla correcta
- Confirme el cliente o la audiencia
- Revise el mensaje completo
- Verifique todos los campos dinámicos
- Revise el pie automático
- Confirme la elegibilidad del cliente
- Confirme que el mensaje no haya sido enviado anteriormente
No suponga que seleccionar una plantilla hace automáticamente elegibles a todos los clientes.
Utilizar Plantillas con Automatización de Comunicaciones
La Automatización de Comunicaciones puede utilizar una plantilla aprobada cuando ocurre una fecha, horario o evento.
Antes de asignarla, confirme:
- Que esté activa
- Que esté aprobada cuando sea requerido
- Que la categoría coincida con la automatización
- Que los campos estén disponibles en ese proceso
- Que el momento del envío sea apropiado
- Que el pie automático sea correcto
- Que las reglas de elegibilidad sean apropiadas
Revise el Historial de Comunicaciones después de activar la automatización.
Archivar una Plantilla
Archive una plantilla cuando ya no deba estar disponible para mensajes nuevos, pero deba conservarse como historial.
Archivar es apropiado cuando:
- El mensaje está desactualizado
- Existe una plantilla de reemplazo
- Una promoción terminó
- La redacción ya no debe utilizarse
- La plantilla ya no está aprobada
Antes de archivar, determine si:
- Es una plantilla predeterminada
- Está asignada a una automatización activa
- Es utilizada por recordatorios de citas
- Está protegida por el sistema
Peach Suite Pro puede impedir que una plantilla requerida sea archivada hasta que se asigne un reemplazo.
Restaurar una Plantilla Archivada
Una plantilla archivada puede restaurarse cuando vuelva a ser apropiada.
Después de restaurarla:
- Revise el contenido
- Revise la categoría
- Revise los campos dinámicos
- Ejecute nuevamente la revisión por IA
- Confirme el estado de aprobación
- Confirme el pie y los requisitos de cumplimiento
- Confirme si debe ser predeterminada
No suponga que una plantilla aprobada anteriormente siga siendo apropiada después de un período largo de inactividad.
Eliminar o Archivar
Normalmente es preferible archivar en lugar de eliminar.
Archivar conserva la plantilla para:
- Historial de Comunicaciones
- Registros de auditoría
- Campañas anteriores
- Historial de aprobación
- Revisión administrativa
Una plantilla que ya fue utilizada generalmente no debe eliminarse permanentemente.
Probar una Plantilla de SMS
Pruebe las plantillas importantes antes de utilizarlas con clientes o automatizaciones.
Durante la prueba, confirme:
- Que aparezca el nombre correcto del negocio
- Que el mensaje sea comprensible
- Que los campos dinámicos se completen correctamente
- Que la fecha y hora tengan el formato correcto
- Que el proveedor sea correcto
- Que el pie automático aparezca una sola vez
- Que el texto de exclusión sea correcto
- Que la longitud sea razonable
- Que el mensaje aparezca correctamente en un teléfono
Problemas Comunes
Un Campo Dinámico Aparece Vacío
Revise el cliente, la cita, el proveedor, el servicio o la información del negocio.
El Pie Aparece Dos Veces
Elimine el pie escrito manualmente cuando Peach Suite Pro ya lo inserta automáticamente.
La Plantilla No Aparece para Selección
Confirme que esté activa, no archivada, aprobada cuando sea requerido y asignada a la categoría correcta.
La Plantilla No Puede Archivarse
Puede estar protegida, seleccionada como predeterminada o asignada a una automatización activa.
La Puntuación de IA Es Baja
Revise las advertencias, modifique el mensaje, guarde los cambios y ejecute nuevamente la revisión.
El Cliente No Recibió el Mensaje
Revise el Historial de SMS, el número telefónico, el consentimiento, la exclusión, la elegibilidad y el estado del proveedor.
Mejores Prácticas para Plantillas SMS
- Utilice un nombre claro
- Seleccione la categoría correcta
- Mantenga el mensaje breve
- Identifique al negocio
- Utilice cuidadosamente los campos dinámicos
- No duplique manualmente el pie automático
- Revise la puntuación y las recomendaciones de IA
- Obtenga aprobación cuando sea requerida
- Respete el consentimiento y las exclusiones
- Duplique antes de modificar una plantilla protegida
- Archive plantillas desactualizadas en lugar de eliminar el historial
- Pruebe las plantillas antes de utilizarlas en automatizaciones
- Revise el Historial de SMS para evitar mensajes duplicados
Importante
Una plantilla aprobada no autoriza automáticamente el envío a todos los clientes.
También deben considerarse el propósito, el consentimiento, las preferencias del cliente, el registro de mensajería, los requisitos del proveedor y las reglas actuales de cumplimiento.
La revisión por IA y las herramientas de aprobación de Peach Suite Pro apoyan el proceso, pero el negocio continúa siendo responsable del contenido y uso de cada mensaje SMS.