Plantillas de Correo Electrónico
Las Plantillas de Correo Electrónico proporcionan contenido reutilizable para comunicaciones enviadas mediante Peach Suite Pro.
Las plantillas ayudan al negocio a enviar mensajes consistentes y profesionales sin tener que escribir nuevamente el mismo contenido.
Las Plantillas de Correo Electrónico pueden utilizarse para:
- Confirmaciones de citas
- Recordatorios de citas
- Cambios o cancelaciones de citas
- Instrucciones antes de una cita
- Seguimiento después de una cita
- Información de cuidados posteriores
- Mensajes de cumpleaños
- Mensajes de certificados de regalo
- Promociones y ofertas especiales
- Reactivación de clientes
- Anuncios del negocio
- Comunicaciones generales
- Automatización de Comunicaciones
Ciclo de Vida de una Plantilla
Una Plantilla de Correo Electrónico puede pasar por varias etapas durante su ciclo de vida.
Dependiendo de la plantilla y de la configuración del negocio, el ciclo puede incluir:
- Creada
- Borrador
- Revisada
- Aprobada
- Activa
- Predeterminada
- Archivada
- Restaurada
Una plantilla nueva debe revisarse antes de utilizarse con clientes.
Una plantilla aprobada y activa puede seleccionarse manualmente o asignarse a un proceso automático.
Las plantillas archivadas permanecen disponibles para fines históricos y administrativos, pero normalmente se eliminan de las selecciones activas.
Crear una Plantilla de Correo Electrónico
Utilice la opción Crear Plantilla de Correo Electrónico para agregar un mensaje reutilizable a la Biblioteca de Plantillas.
Al crear una plantilla, complete los campos disponibles, incluyendo:
- Nombre de la plantilla
- Categoría
- Propósito del mensaje
- Asunto del correo electrónico
- Contenido del correo electrónico
- Campos dinámicos del cliente, cita, proveedor o negocio
- Selección como plantilla predeterminada, cuando corresponda
- Información de aprobación o revisión, cuando sea requerida
Revise cuidadosamente el asunto y el mensaje antes de guardar la plantilla.
Confirme que el correo identifique al negocio, comunique un propósito claro y utilice los campos dinámicos correctos.
Nombre de la Plantilla
Utilice un nombre claro y descriptivo.
El nombre se utiliza dentro de Peach Suite Pro y debe permitir comprender el propósito de la plantilla sin necesidad de abrirla.
Algunos ejemplos de buenos nombres incluyen:
- Confirmación de Cita
- Recordatorio de Cita — 24 Horas
- Cita Reprogramada
- Instrucciones Antes de la Cita
- Instrucciones de Cuidado Después del Facial
- Seguimiento Después de la Cita
- Oferta de Cumpleaños
- Recordatorio de Certificado de Regalo
- Reactivación de Cliente — 90 Días
- Boletín Mensual del Negocio
Evite nombres poco específicos como:
- Correo 1
- Nueva Plantilla
- Prueba
- General
- Mensaje para Cliente
Si existen varias plantillas similares, incluya el tiempo, la audiencia, el servicio o la campaña en el nombre.
Asunto del Correo Electrónico
El asunto debe describir claramente el propósito del correo electrónico.
Un buen asunto debe ser:
- Claro
- Preciso
- Profesional
- Relacionado con el contenido
- Fácil de reconocer para el destinatario
Algunos ejemplos incluyen:
- Confirmación de Su Cita
- Recordatorio: Su Cita Es Mañana
- Instrucciones Importantes para Prepararse para Su Cita
- Gracias por Visitarnos
- Información de Su Certificado de Regalo
Evite asuntos engañosos, exagerados o no relacionados con el contenido.
No utilice un asunto relacionado con una cita para disfrazar un correo promocional.
Categorías de Plantillas
Las categorías ayudan a organizar las plantillas y determinar cómo pueden utilizarse.
Las categorías pueden incluir:
- Cita
- Recordatorio
- Confirmación
- Seguimiento
- Cuidados Posteriores
- Cumpleaños
- Certificado de Regalo
- Promoción
- Boletín
- Reactivación de Cliente
- Comunicación General
- Cumplimiento
Seleccione la categoría que describa con mayor precisión el correo electrónico.
La categoría debe coincidir con el propósito real. Una confirmación de cita no debe clasificarse como promoción, y una oferta promocional no debe clasificarse como aviso de cita.
Escribir el Mensaje
El correo electrónico permite incluir más información que un mensaje SMS.
Un correo profesional normalmente incluye:
- Un asunto claro
- Un saludo
- La razón del mensaje
- Información importante del cliente o de la cita
- Instrucciones o acciones solicitadas
- Información de contacto del negocio
- Un cierre
- El pie de página o información para cancelar la suscripción cuando corresponda
Mantenga los párrafos cortos y fáciles de leer.
Utilice encabezados o listas breves cuando el correo contenga varias instrucciones.
Evite lenguaje técnico innecesario, puntuación excesiva, texto completamente en mayúsculas o afirmaciones promocionales engañosas.
Formato del Contenido
Las Plantillas de Correo Electrónico pueden admitir contenido con formato como:
- Párrafos
- Encabezados
- Texto en negrita o destacado
- Listas
- Enlaces
- Información de contacto
- Identidad visual del negocio
Utilice el formato para mejorar la lectura, no para hacer el correo excesivamente decorativo.
Confirme que el mensaje sea fácil de leer tanto en una computadora como en un teléfono móvil.
Evite texto extremadamente grande, formato excesivo o demasiados enlaces.
Insertar y Utilizar Campos Dinámicos
Los campos dinámicos permiten que una plantilla inserte la información correspondiente al cliente, la cita, el proveedor, el servicio o el negocio.
Los campos disponibles pueden incluir:
- Nombre del cliente
- Nombre completo del cliente
- Correo electrónico del cliente
- Fecha de la cita
- Hora de la cita
- Nombre del servicio
- Nombre del proveedor
- Nombre del negocio
- Número de teléfono del negocio
- Correo electrónico del negocio
- Información de programación
- Información del certificado de regalo
Utilice las opciones de inserción proporcionadas por Peach Suite Pro en lugar de escribir manualmente los marcadores.
Cuando se prepara el correo, Peach Suite Pro reemplaza cada campo con la información del registro correspondiente.
Por ejemplo:
Hola [Nombre del Cliente],
Este es un recordatorio de su cita con [Nombre del Proveedor] el [Fecha de la Cita] a las [Hora de la Cita].
Los nombres y formatos exactos de los campos pueden variar según los controles de la Biblioteca de Plantillas.
Campos Dinámicos en el Asunto
Cuando esté disponible, también pueden insertarse campos dinámicos en el asunto.
Por ejemplo:
Recordatorio de Cita para [Fecha de la Cita]
Utilice los campos en el asunto con cuidado.
Confirme que el asunto siga siendo comprensible cuando el campo sea reemplazado.
Evite incluir información médica, financiera, de tratamientos u otra información confidencial en el asunto, ya que puede aparecer en notificaciones o vistas previas.
Información Dinámica Faltante
Un campo dinámico solamente puede mostrar información que exista en Peach Suite Pro.
Antes de utilizar una plantilla, confirme que los registros relacionados contengan la información requerida.
Si un campo aparece vacío o no está disponible, revise:
- El registro del cliente
- El registro de la cita
- El proveedor asignado
- El servicio seleccionado
- El registro del certificado de regalo
- La página de Información del Negocio
Siempre revise o pruebe las plantillas que contengan varios campos dinámicos.
Inserción Automática del Pie de Página
Peach Suite Pro puede agregar automáticamente un pie de página cuando el correo se prepara o se envía.
El pie automático puede incluir:
- Nombre del negocio
- Información de contacto
- Dirección del negocio
- Instrucciones para cancelar la suscripción o cambiar preferencias
- Texto de cumplimiento
- Otra información configurada por el negocio
No repita manualmente la información que Peach Suite Pro insertará automáticamente.
Agregar el pie manualmente puede producir información de contacto duplicada, instrucciones repetidas o un correo innecesariamente largo.
Revise la vista previa completa para confirmar que el mensaje y el pie automático aparezcan correctamente juntos.
Plantillas Predeterminadas
Una plantilla predeterminada es la Plantilla de Correo Electrónico estándar que Peach Suite Pro selecciona para un propósito o proceso específico.
Las plantillas predeterminadas ayudan a asegurar que se utilice consistentemente el mensaje aprobado correcto.
Algunos ejemplos pueden incluir:
- Confirmación de cita predeterminada
- Recordatorio de cita predeterminado
- Correo de cumpleaños predeterminado
- Correo de certificado de regalo predeterminado
- Correo general predeterminado
Normalmente debe existir una sola plantilla predeterminada para la misma categoría y propósito.
Antes de cambiarla, revise las páginas, automatizaciones y procesos que puedan utilizarla.
Plantillas Predeterminadas Protegidas
Algunas plantillas pueden estar protegidas porque son requeridas por Peach Suite Pro o utilizadas por procesos importantes.
Una plantilla protegida puede tener restricciones como:
- No puede eliminarse
- No puede archivarse mientras sea requerida
- Su categoría o propósito no puede cambiarse
- Puede ser necesario duplicarla antes de crear una versión personalizada
La protección ayuda a evitar que las confirmaciones, recordatorios y otros procesos importantes pierdan su plantilla asignada.
Crear un Duplicado
Utilice Crear Duplicado cuando una plantilla existente sea similar al correo que necesita, pero no deba modificarse directamente.
La duplicación crea una copia separada que puede renombrarse y editarse.
Esto es útil para:
- Crear una variación de una plantilla protegida
- Crear una versión en español
- Crear diferentes instrucciones de citas
- Crear una nueva campaña promocional
- Probar una redacción revisada
- Conservar la versión original aprobada
Después de duplicar:
- Cambie el nombre
- Revise el asunto
- Revise la categoría
- Revise todos los campos dinámicos
- Revise el pie automático
- Solicite aprobación cuando sea necesario
- Confirme si la copia debe ser predeterminada
Ver una Plantilla
Utilice Ver para revisar una plantilla sin modificarla inmediatamente.
La vista puede mostrar:
- Nombre de la plantilla
- Categoría
- Asunto
- Contenido del correo
- Campos dinámicos
- Estado predeterminado
- Estado de aprobación
- Puntuación de revisión por IA
- Observaciones de cumplimiento
- Estado de archivo
- Información de creación y actualización
Ver una plantilla es útil para confirmar qué mensaje está asignado a una automatización o aparece en el Historial de Correos Electrónicos.
Editar una Plantilla
Utilice Editar para actualizar el nombre, categoría, asunto, contenido, campos u otras configuraciones disponibles.
Antes de editar una plantilla activa, determine dónde se utiliza actualmente.
Una plantilla activa puede estar conectada a:
- Confirmaciones de citas
- Recordatorios de citas
- Automatización de Comunicaciones
- Mensajes de cumpleaños
- Recordatorios de certificados de regalo
- Correo Electrónico General
- Campañas promocionales
- Otras comunicaciones programadas
Los cambios pueden afectar inmediatamente los correos futuros.
Los correos enviados anteriormente permanecen en el Historial y no deben cambiar debido a una edición posterior.
Cuando realice un cambio importante, puede ser más seguro duplicar la plantilla que reemplazar la versión aprobada existente.
Aprobación del Correo Electrónico
La aprobación proporciona un paso de revisión antes de utilizar una plantilla con clientes.
El proceso puede revisar:
- Propósito del mensaje
- Precisión del asunto
- Identificación del negocio
- Claridad y profesionalismo
- Requisitos de consentimiento
- Información para cancelar la suscripción
- Clasificación promocional o transaccional
- Campos dinámicos
- Comportamiento del pie automático
- Posibles riesgos de cumplimiento
Una plantilla puede necesitar una nueva aprobación después de una edición importante.
Un correo no debe considerarse aprobado solamente porque se guardó correctamente.
Revise el estado de aprobación antes de asignarlo a una automatización activa o a una comunicación masiva.
Aprobación Transaccional y Promocional
Las confirmaciones, recordatorios, información solicitada y mensajes relacionados con servicios generalmente son transaccionales porque se relacionan con una cita, servicio solicitado o relación existente.
Las ofertas, publicidad, boletines, campañas y mensajes de reactivación son promocionales.
Los correos promocionales pueden requerir diferentes reglas de consentimiento, cancelación de suscripción y elegibilidad.
Seleccione la categoría y el propósito correctos antes de solicitar aprobación.
No presente un correo promocional como si fuera un aviso de cita u otra comunicación transaccional.
Puntuación de Revisión por IA
Peach Suite Pro puede proporcionar una puntuación de revisión por IA para una Plantilla de Correo Electrónico.
La revisión puede evaluar:
- Claridad
- Tono profesional
- Calidad del asunto
- Organización del mensaje
- Identificación del negocio
- Claridad de la acción solicitada
- Uso de campos dinámicos
- Riesgo de cumplimiento
- Lenguaje promocional
- Redacción potencialmente sensible
- Información para cancelar la suscripción
Una puntuación más alta puede indicar que el correo es más claro y presenta menos preocupaciones identificadas.
Una puntuación baja puede indicar que el asunto o el mensaje debe revisarse antes de utilizarse.
Riesgos y Recomendaciones de IA
La revisión por IA puede identificar advertencias o recomendaciones.
Algunos ejemplos incluyen:
- Falta el nombre del negocio
- El asunto no está claro
- El asunto no coincide con el contenido
- El propósito no está claro
- El correo puede ser demasiado largo
- El mensaje parece promocional
- Puede ser necesario incluir información para cancelar la suscripción
- Un campo dinámico puede estar utilizado incorrectamente
- El mensaje contiene redacción sensible
- La acción solicitada no está clara
- El correo contiene demasiados enlaces
Revise cada recomendación antes de aprobar o activar la plantilla.
La revisión por IA es una herramienta de apoyo. No reemplaza la revisión humana, el asesoramiento legal, los requisitos del proveedor ni la responsabilidad del negocio.
Volver a Revisar la Puntuación
Después de editar una plantilla, ejecute nuevamente la revisión por IA cuando esa opción esté disponible.
La nueva puntuación debe basarse en el asunto y contenido actuales.
Confirme:
- Que los cambios se hayan guardado
- Que la categoría sea correcta
- Que se haya considerado el pie automático
- Que el propósito seleccionado sea correcto
- Que se hayan revisado la puntuación y las recomendaciones actualizadas
Revisión de Cumplimiento
Las Plantillas de Correo Electrónico deben seguir los requisitos de consentimiento, preferencias y comunicación del negocio.
Antes de aprobar o utilizar una plantilla, confirme:
- Que el negocio esté claramente identificado
- Que el asunto describa correctamente el mensaje
- Que el propósito esté clasificado correctamente
- Que el destinatario sea elegible
- Que los correos promocionales se envíen solamente a destinatarios apropiados
- Que se respeten todas las solicitudes de exclusión
- Que el pie requerido se incluya o se inserte automáticamente
- Que el correo no contenga información engañosa o prohibida
- Que no incluya información confidencial innecesaria
Tener una dirección de correo electrónico válida no significa automáticamente que el cliente haya aceptado recibir correos promocionales.
Elegibilidad del Cliente
Cuando se utiliza una plantilla, Peach Suite Pro puede revisar:
- Autorización para recibir correos electrónicos
- Exclusión de correos electrónicos
- Dirección de correo disponible
- Estado del cliente
- Propósito del mensaje
- Restricciones de comunicación
Un cliente no elegible no debe recibir el correo, aunque la plantilla esté aprobada.
La aprobación de la plantilla y la elegibilidad del cliente son requisitos separados.
Utilizar una Plantilla
Una Plantilla de Correo Electrónico activa puede seleccionarse desde una página de envío o asignarse a un proceso.
Al utilizarla:
- Seleccione la plantilla correcta
- Confirme el destinatario o la audiencia
- Revise el asunto
- Revise el correo completo
- Verifique todos los campos dinámicos
- Revise el pie automático
- Confirme la elegibilidad
- Confirme que el correo no haya sido enviado anteriormente
No suponga que seleccionar una plantilla aprobada hace automáticamente elegibles a todos los clientes.
Utilizar Plantillas con Correo Electrónico General
Correo Electrónico General puede utilizar una plantilla activa para enviar un mensaje a un cliente elegible o a un grupo seleccionado.
Antes de enviar:
- Seleccione la plantilla correcta
- Revise los filtros de destinatarios
- Confirme el estado del cliente seleccionado
- Confirme la autorización y exclusión de correo electrónico
- Revise el asunto y el mensaje final
- Confirme que todos los campos aparezcan correctamente
- Revise el Historial para evitar comunicaciones duplicadas
Los filtros ayudan a identificar destinatarios, pero el negocio debe confirmar que la audiencia seleccionada coincida con el propósito del correo.
Utilizar Plantillas con Automatización de Comunicaciones
La Automatización de Comunicaciones puede utilizar una plantilla aprobada cuando ocurre una fecha, horario o evento.
Antes de asignarla, confirme:
- Que esté activa
- Que esté aprobada cuando sea requerido
- Que la categoría coincida con la automatización
- Que los campos requeridos estén disponibles
- Que el asunto sea apropiado
- Que el momento del envío sea apropiado
- Que el pie automático sea correcto
- Que las reglas de elegibilidad sean apropiadas
Revise el Historial de Correos Electrónicos después de activar la automatización.
Enlaces en las Plantillas
Las Plantillas de Correo Electrónico pueden incluir enlaces cuando sean apropiados.
Los enlaces pueden dirigir a:
- Reservaciones en línea
- Información del negocio
- Formularios o documentos
- Instrucciones de citas
- Páginas de contacto
- Otros recursos aprobados
Pruebe cada enlace antes de utilizar la plantilla.
Confirme que los enlaces:
- Abran la página correcta
- Utilicen una dirección segura cuando corresponda
- Funcionen en un teléfono móvil
- No expongan información privada del cliente
- Estén descritos claramente
Evite acortar o disfrazar enlaces de una manera que pueda confundir al destinatario.
Imágenes e Identidad Visual
Cuando esté disponible, las plantillas pueden incluir imágenes aprobadas o la identidad visual del negocio.
Las imágenes deben:
- Ser apropiadas para el mensaje
- Mostrarse claramente
- No hacer que el correo sea innecesariamente grande
- No reemplazar información escrita importante
- Incluir texto descriptivo cuando esté disponible
Algunos programas de correo bloquean las imágenes automáticamente. Las instrucciones importantes también deben aparecer por escrito.
Privacidad e Información Confidencial
El correo electrónico puede utilizarse para información detallada, pero no debe utilizarse descuidadamente para información confidencial.
Evite incluir información innecesaria como:
- Información médica
- Detalles de tratamientos
- Información de cuentas financieras
- Contraseñas
- Códigos de acceso de empleados
- Notas internas privadas
- Otra información confidencial del cliente
Utilice formularios seguros o procesos aprobados cuando sea necesario recopilar información confidencial.
Archivar una Plantilla
Archive una plantilla cuando ya no deba estar disponible para correos nuevos, pero deba conservarse como historial.
Archivar es apropiado cuando:
- El mensaje está desactualizado
- Existe una plantilla de reemplazo
- Una promoción terminó
- La redacción ya no debe utilizarse
- La plantilla ya no está aprobada
- El proceso relacionado cambió
Antes de archivar, determine si:
- Es una plantilla predeterminada
- Está asignada a una automatización activa
- Es utilizada por comunicaciones de citas
- Es utilizada por Correo Electrónico General
- Está protegida por el sistema
Peach Suite Pro puede impedir que una plantilla requerida sea archivada hasta que se asigne un reemplazo.
Restaurar una Plantilla Archivada
Una plantilla archivada puede restaurarse cuando vuelva a ser apropiada.
Después de restaurarla:
- Revise el nombre
- Revise el asunto
- Revise el contenido
- Revise la categoría
- Revise todos los campos dinámicos
- Pruebe todos los enlaces
- Ejecute nuevamente la revisión por IA
- Confirme el estado de aprobación
- Confirme el pie y los requisitos de cumplimiento
- Confirme si debe ser predeterminada
No suponga que una plantilla aprobada anteriormente siga siendo apropiada después de un período largo de inactividad.
Eliminar o Archivar
Normalmente es preferible archivar en lugar de eliminar.
Archivar conserva la plantilla para:
- Historial de Correos Electrónicos
- Historial de Comunicaciones
- Registros de auditoría
- Campañas anteriores
- Historial de aprobación
- Revisión administrativa
Una plantilla que ya fue utilizada generalmente no debe eliminarse permanentemente.
Probar una Plantilla
Pruebe las plantillas importantes antes de utilizarlas con clientes o automatizaciones.
Durante la prueba, confirme:
- Que el remitente y el nombre del negocio sean correctos
- Que el asunto sea preciso
- Que el correo sea comprensible
- Que los campos dinámicos se completen correctamente
- Que las fechas y horas tengan el formato correcto
- Que el proveedor sea correcto
- Que los enlaces funcionen
- Que el pie automático aparezca una sola vez
- Que la información para cancelar la suscripción sea correcta
- Que el mensaje se vea correctamente en una computadora
- Que el mensaje se vea correctamente en un teléfono móvil
Problemas Comunes
Un Campo Dinámico Aparece Vacío
Revise el cliente, la cita, el proveedor, el servicio, el certificado de regalo o la información del negocio.
El Pie Aparece Dos Veces
Elimine el pie escrito manualmente cuando Peach Suite Pro ya lo inserta automáticamente.
La Plantilla No Aparece para Selección
Confirme que esté activa, no archivada, aprobada cuando sea requerido y asignada a la categoría correcta.
La Plantilla No Puede Archivarse
Puede estar protegida, seleccionada como predeterminada o asignada a una automatización activa.
La Puntuación de IA Es Baja
Revise las recomendaciones, modifique el asunto o mensaje, guarde los cambios y ejecute nuevamente la revisión.
Un Enlace No Funciona
Revise la dirección, corrija la plantilla, guarde los cambios y vuelva a probarla.
El Correo No Fue Recibido
Revise el Historial, la dirección del destinatario, el consentimiento, la exclusión, la elegibilidad y la información del proveedor.
El Correo No Se Muestra Correctamente
Simplifique el formato y pruebe el mensaje en aplicaciones de correo de computadora y teléfono móvil.
Mejores Prácticas para Plantillas de Correo Electrónico
- Utilice un nombre claro
- Utilice un asunto preciso
- Seleccione la categoría correcta
- Mantenga el mensaje organizado y fácil de leer
- Identifique claramente al negocio
- Utilice cuidadosamente los campos dinámicos
- Pruebe todos los enlaces
- No duplique manualmente el pie automático
- Revise la puntuación y las recomendaciones de IA
- Obtenga aprobación cuando sea requerida
- Respete el consentimiento y las exclusiones
- Duplique antes de modificar una plantilla protegida
- Archive plantillas desactualizadas en lugar de eliminar el historial
- Pruebe las plantillas antes de utilizarlas en automatizaciones
- Revise el Historial para evitar comunicaciones duplicadas
- Evite incluir información confidencial innecesaria
Importante
Una Plantilla de Correo Electrónico aprobada no autoriza automáticamente el envío a todos los clientes.
También deben considerarse el propósito, el consentimiento, las preferencias del destinatario, los requisitos del proveedor y las reglas actuales de comunicación.
La revisión por IA y las herramientas de aprobación de Peach Suite Pro apoyan el proceso, pero el negocio continúa siendo responsable del contenido y uso de cada correo electrónico.