Importación de Ingresos — Cargar y Revisar Registros de Ingresos
Descripción General
Peach Suite Pro permite importar registros históricos de ingresos desde archivos CSV o Excel.
Esta función facilita la transferencia de información financiera existente sin tener que ingresar cada transacción manualmente.
El proceso incluye cargar archivos, asignar columnas, validar información, revisar posibles duplicados y registrar las transacciones aprobadas.
1. Preparar el Archivo de Ingresos
Organice los datos financieros en una hoja de cálculo CSV o Excel.
Según el archivo de origen y los campos disponibles, puede incluir:
- Fecha de la transacción
- Descripción del ingreso
- Importe
- Tipo de ingreso
- Método de pago
- Información del cliente (opcional)
- Número de referencia o identificación de la transacción
Utilice encabezados claros y coloque cada transacción en una fila independiente.
Consejo: Conserve una copia del archivo original para sus registros.
2. Verificar Tipos de Ingresos y Métodos de Pago
Antes de importar, confirme que los tipos de ingresos y los métodos de pago correspondientes estén configurados en Peach Suite Pro.
Estos valores permiten clasificar correctamente las transacciones importadas.
La información del cliente es opcional para las importaciones de ingresos compatibles.
3. Cargar el Archivo
- Abra el Centro de Importación (Import Center).
- Seleccione Importación de Ingresos (Income Import).
- Seleccione el archivo CSV o Excel.
- Cargue el archivo.
- Continúe a la pantalla de asignación de columnas.
Peach Suite Pro crea un registro del proceso de importación para controlar su estado y resultados.
4. Asignar las Columnas
La pantalla de asignación permite relacionar las columnas del archivo con los campos correspondientes de Peach Suite Pro.
Por ejemplo:
- Sale Date → Fecha de la transacción
- Revenue → Importe
- Category → Tipo de ingreso
- Paid Through → Método de pago
- Notes → Descripción
Estos son ejemplos ilustrativos. Los campos disponibles dependen del formato de importación.
Revise las asignaciones antes de continuar. Las columnas innecesarias pueden dejarse sin asignar cuando el sistema lo permita.
5. Validar y Revisar las Transacciones
Peach Suite Pro analiza los registros antes de agregarlos a Ingresos.
El sistema ayuda a identificar:
- Información obligatoria faltante
- Valores incorrectos
- Columnas asignadas incorrectamente
- Posibles transacciones duplicadas
- Registros que requieren revisión
Corrija los problemas identificados antes de completar la importación.
Identificación de Duplicados
El sistema utiliza verificaciones para ayudar a evitar que una misma transacción se registre varias veces.
Dos transacciones con el mismo importe y fecha no necesariamente son duplicadas.
Revise la información y los identificadores disponibles antes de decidir si debe importar u omitir un registro.
6. Aprobar y Procesar los Ingresos
- Revise el resumen de importación.
- Examine los registros marcados para revisión.
- Seleccione las decisiones correspondientes.
- Confirme cuáles transacciones deben importarse.
- Continúe con la acción de procesamiento disponible.
- Revise el resultado final.
Las transacciones aprobadas se agregan a los registros de Ingresos de Peach Suite Pro.
Los registros rechazados, omitidos o no válidos no se agregan como ingresos aprobados.
7. Revisar los Resultados
Después de procesar el archivo, revise:
- Registros importados
- Registros omitidos
- Errores
- Transacciones pendientes de atención
Compare los totales importados con los datos del archivo original.
Solución de Problemas
Las columnas no coinciden correctamente.
Revise la asignación de cada columna y seleccione el campo correspondiente.
Una transacción necesita revisión.
Consulte los mensajes de validación y verifique los valores, las categorías y los posibles duplicados.
Se omitió una transacción.
Revise los resultados para determinar si el registro era incorrecto, duplicado o excluido durante la revisión.
El total de ingresos no coincide.
Verifique los registros omitidos, los errores, las decisiones sobre duplicados y los importes de origen.
Recomendaciones
Revise la información antes de procesarla, conserve los archivos originales y compare los resultados con sus registros financieros.
Para importaciones históricas grandes, considere organizar los datos por períodos contables para facilitar la conciliación.