Inventario
La página de Inventario ayuda al negocio a controlar productos para la venta, suministros profesionales, cantidades disponibles, costos, precios de venta y actividad de existencias.
Utilice Inventario para revisar productos disponibles, registrar mercancía nueva, realizar ajustes autorizados, localizar productos mediante SKU o código de barras e identificar artículos que necesiten volver a pedirse.
Los registros correctos de inventario ayudan con las ventas, las decisiones de compra, los reportes financieros y las operaciones diarias.
Información del Inventario
Dependiendo del producto y de la configuración disponible, un registro puede incluir:
- Nombre del producto
- Categoría
- Marca o fabricante
- SKU
- Código de barras
- Proveedor
- Costo del producto
- Precio de venta
- Cantidad actual
- Nivel de reorden
- Estado del producto
- Clasificación para uso profesional o venta
- Notas
La información exacta mostrada depende de los campos utilizados por el negocio.
Productos para la Venta y Suministros Profesionales
El Inventario puede incluir productos vendidos a clientes y suministros utilizados al proporcionar servicios.
Productos para la Venta
Los productos para la venta son artículos ofrecidos a los clientes.
Algunos ejemplos incluyen:
- Limpiadores
- Hidratantes
- Sueros
- Protectores solares
- Productos para cuidados posteriores
- Otros productos para uso en casa
Suministros Profesionales
Los suministros profesionales son productos o materiales utilizados por el negocio al proporcionar servicios.
Algunos ejemplos incluyen:
- Productos para tratamientos
- Mascarillas y soluciones
- Suministros desechables
- Aplicadores
- Guantes
- Productos de limpieza
Clasifique correctamente los productos para que las ventas y el uso interno puedan revisarse por separado.
Agregar un Producto
Utilice la opción Agregar Producto para crear un nuevo registro.
Ingrese la información disponible, incluyendo:
- Nombre del producto
- Categoría
- SKU o código de barras
- Proveedor
- Costo
- Precio de venta
- Cantidad inicial
- Nivel de reorden
- Estado
- Notas
Antes de guardar, confirme que el producto no exista ya en Inventario.
Los productos duplicados pueden causar cantidades, ventas y reportes incorrectos.
Nombre del Producto
Utilice un nombre claro y consistente.
El nombre puede incluir:
- Marca
- Línea del producto
- Tipo de producto
- Tamaño
- Concentración o variación
Por ejemplo:
Marca Limpiador Hidratante — 6 oz.
Evite nombres poco específicos como Producto 1, Limpiador, Artículo Nuevo o Varios.
Los nombres consistentes facilitan la búsqueda, los conteos y los reportes.
Categorías de Productos
Las categorías ayudan a organizar el inventario y mejorar las búsquedas y los reportes.
Las categorías pueden incluir:
- Limpiador
- Hidratante
- Suero
- Protector Solar
- Exfoliante
- Mascarilla
- Suministro Profesional
- Suministro Desechable
- Otro Producto para la Venta
Seleccione la categoría que describa con mayor precisión el producto.
SKU y Código de Barras
Un SKU es un identificador único utilizado por el negocio para localizar y controlar un producto.
Un código de barras es un código legible por una máquina que puede escanearse con un dispositivo compatible o con la cámara de un teléfono.
Un producto puede utilizar:
- El código de barras del fabricante
- Un SKU creado por el negocio
- Un código de barras y un SKU
Cada producto activo normalmente debe tener un SKU o código de barras único.
No asigne el mismo identificador a productos diferentes.
Escanear un Producto
Utilice el escáner de Inventario para localizar un producto mediante su SKU o código de barras.
Dependiendo del dispositivo y de la página, el código puede ingresarse manualmente o escanearse con una cámara.
Al escanear:
- Permita el acceso a la cámara cuando sea solicitado
- Coloque claramente el código dentro del área de escaneo
- Utilice buena iluminación
- Mantenga el dispositivo estable
- Confirme que aparezca el producto correcto
Si el código no puede leerse, ingrese el SKU o código de barras manualmente.
Utilizar la Cámara de un Teléfono
Peach Suite Pro puede utilizar la cámara de un teléfono compatible para escanear códigos de productos.
Antes de escanear:
- Abra Peach Suite Pro en el teléfono
- Inicie sesión con una cuenta autorizada
- Abra la página de escaneo de Inventario
- Permita que el navegador utilice la cámara
Después de reconocer el código, revise el producto antes de realizar cambios.
Utilizar el Teléfono como Escáner
Utilizar el Teléfono como Escáner permite que un teléfono envíe los códigos escaneados a una sesión de Inventario abierta en una computadora.
Esto puede ser útil cuando el inventario se administra desde una computadora, pero el teléfono es más fácil de mover por el área de productos.
Antes de comenzar:
- Abra Peach Suite Pro en el teléfono e inicie sesión
- Abra Inventario en la computadora
- Seleccione Iniciar Escáner del Teléfono
- Utilice la opción de conexión o el código QR para abrir la sesión en el teléfono
Cuando se escanea un producto en el teléfono, el código se envía a la sesión conectada de la computadora.
Mantenga ambos dispositivos conectados mientras la sesión esté activa.
Sesión del Escáner del Teléfono
Una sesión conecta un dispositivo móvil con una sesión de Inventario.
Durante la sesión:
- Escanee un producto a la vez
- Confirme el resultado en la computadora
- No comparta la conexión con usuarios no autorizados
- Cierre la sesión cuando termine el trabajo
La sesión puede vencer o cerrarse después de un período de inactividad.
Inicie una nueva sesión cuando la conexión anterior ya no esté activa.
Costo del Producto
El Costo del Producto representa la cantidad pagada por el negocio para comprar una unidad.
Utilice el costo real por unidad siempre que sea posible.
Si una caja contiene varias unidades, divida el costo total entre la cantidad de unidades utilizables.
Por ejemplo:
- Costo de la caja: $120.00
- Unidades en la caja: 12
- Costo por unidad: $10.00
Los costos correctos ayudan a revisar las ganancias y el valor del inventario.
Precio de Venta
El Precio de Venta es la cantidad que normalmente se cobra al cliente por una unidad.
Revise el precio cuando:
- El proveedor cambie el costo
- El negocio cambie sus precios
- Se agregue un tamaño nuevo
- Un producto sea reemplazado por una versión nueva
Cambiar el precio actual no debe cambiar la cantidad histórica registrada para una venta completada.
Cantidad Actual
La Cantidad Actual representa el número de unidades registradas como disponibles.
La cantidad puede aumentar cuando:
- Se recibe inventario nuevo
- Una devolución vuelve al inventario disponible
- Se revierte una reducción incorrecta
- Se ingresa un ajuste autorizado
La cantidad puede disminuir cuando:
- Se vende un producto
- Se utiliza profesionalmente
- Se daña
- Vence
- Se pierde
- Se ingresa un ajuste autorizado
Recibir Inventario Nuevo
Cuando llegue un envío, confirme los productos y cantidades antes de actualizar Inventario.
Revise:
- Proveedor
- Fecha de compra
- Nombre del producto
- SKU o código de barras
- Cantidad solicitada
- Cantidad recibida
- Costo por unidad
- Productos dañados o faltantes
Agregue solamente la cantidad que fue recibida y aceptada.
Conserve los recibos o registros de compra para documentar el gasto y el inventario.
Ajustes de Inventario
Un ajuste cambia la cantidad registrada fuera de una venta o recepción normal.
Los ajustes pueden ser necesarios por:
- Correcciones de un conteo físico
- Productos dañados
- Productos vencidos
- Uso profesional
- Muestras o regalos promocionales
- Devoluciones
- Inventario faltante
- Correcciones de entrada de datos
Ingrese la dirección y cantidad correctas del ajuste.
Incluya una razón o nota clara siempre que sea posible.
Aumentar el Inventario
Utilice un ajuste de aumento cuando sea necesario elevar la cantidad registrada.
Algunos ejemplos incluyen:
- Recibir mercancía nueva
- Devolver un artículo sin usar al inventario disponible
- Corregir una reducción anterior
No aumente la cantidad solamente para que el sistema coincida con un total esperado sin identificar la razón de la diferencia.
Disminuir el Inventario
Utilice un ajuste de disminución cuando sea necesario reducir la cantidad registrada.
Algunos ejemplos incluyen:
- Producto dañado
- Producto vencido
- Uso profesional
- Muestra o regalo
- Producto faltante
- Corrección de un aumento anterior
No utilice una disminución manual para una venta normal cuando la venta debe registrarse mediante Finalizar Sesión.
Ventas de Productos y Finalizar Sesión
Los productos vendidos durante una cita normalmente deben ingresarse mediante Finalizar Sesión.
Finalizar Sesión mantiene conectada la venta con:
- La cita
- El cliente
- El proveedor
- El pago
- Los reportes financieros
- La cantidad de inventario
No registre la misma venta mediante Finalizar Sesión y después disminuya manualmente el Inventario.
Hacer ambas cosas puede reducir la cantidad dos veces.
Uso Profesional de Productos
Los productos utilizados al proporcionar servicios pueden necesitar registrarse por separado de las ventas.
Utilice el proceso de uso profesional o ajuste correspondiente cuando esté disponible.
Incluya una razón clara para distinguir el uso profesional de:
- Ventas
- Daños
- Vencimiento
- Inventario faltante
- Muestras o regalos
Muestras y Regalos Promocionales
Los productos proporcionados como muestras o regalos gratuitos deben eliminarse de la cantidad disponible.
Registre la reducción utilizando la razón apropiada.
No registre un producto gratuito como venta pagada si no ocurrió una venta.
Productos Dañados
Retire los productos dañados del inventario disponible cuando ya no puedan venderse o utilizarse.
Incluya información como:
- Cantidad dañada
- Fecha en que se identificó
- Razón del daño
- Proveedor o referencia del envío
- Si se solicitó un reemplazo o crédito
No mantenga productos inutilizables dentro de la cantidad disponible.
Productos Vencidos
Revise las fechas de vencimiento cuando correspondan.
Los productos vencidos no deben permanecer en el inventario disponible para venta o uso.
Al retirar productos vencidos, registre:
- Producto
- Cantidad
- Fecha de vencimiento
- Fecha de retiro
- Razón del ajuste
Siga los requisitos del fabricante y las normas locales para su eliminación.
Devoluciones
Revise la condición de un producto devuelto antes de colocarlo nuevamente en el inventario disponible.
Un artículo no debe volver al inventario para la venta si fue abierto, usado, dañado, contaminado o no puede revenderse de forma segura o legal.
Cuando acepte una devolución, revise:
- El reembolso o crédito financiero
- El ajuste de la cantidad de inventario
Los registros financieros y de inventario deben describir la misma transacción.
Nivel de Reorden
El Nivel de Reorden es la cantidad en la que el negocio debe considerar comprar más producto.
Por ejemplo, si el nivel es 3, el producto puede requerir atención cuando queden 3 unidades o menos.
Establezca el nivel según:
- Volumen normal de ventas
- Uso profesional
- Tiempo de entrega del proveedor
- Requisitos mínimos de compra
- Vida útil del producto
- Espacio disponible
Productos con Existencias Bajas
Un producto puede identificarse con existencias bajas cuando su cantidad llega o cae por debajo del nivel de reorden.
Al revisar estos productos:
- Confirme la cantidad registrada
- Realice un conteo físico cuando sea necesario
- Revise ventas y ajustes recientes
- Verifique si existe una orden pendiente
- Considere el tiempo de entrega
- Confirme que el producto todavía esté activo
No vuelva a pedir un producto inactivo o descontinuado sin revisar su estado.
Productos Agotados
Una cantidad de cero normalmente significa que el producto está agotado.
Antes de aceptar una venta, confirme que el producto esté físicamente disponible.
Si el producto existe físicamente pero el sistema muestra cero, revise las transacciones recientes e ingrese una corrección autorizada.
Si el sistema muestra existencias pero no hay producto disponible, realice un conteo e investigue la diferencia.
Conteos Físicos de Inventario
Un conteo físico compara los productos disponibles con las cantidades registradas en Peach Suite Pro.
Durante el conteo:
- Cuente un producto a la vez
- Confirme el nombre y el SKU
- Separe productos dañados o vencidos
- No cuente productos abiertos de uso profesional como inventario disponible para venta
- Registre cuidadosamente las diferencias
- Investigue diferencias importantes
Después del conteo, ingrese ajustes autorizados con explicaciones claras.
Diferencias de Inventario
Una diferencia ocurre cuando la cantidad física no coincide con la cantidad registrada.
Las causas posibles incluyen:
- Una venta no fue registrada
- Una venta fue registrada dos veces
- El uso profesional no fue registrado
- Una cantidad recibida fue ingresada incorrectamente
- Un producto fue dañado o venció
- Una devolución fue procesada incorrectamente
- Se seleccionó el producto incorrecto
- Un SKU o código fue asignado incorrectamente
- Falta inventario
Investigue la causa antes de ingresar un ajuste grande.
Editar un Producto
Utilice Editar para actualizar la información del producto.
La información que puede modificarse incluye:
- Nombre
- Categoría
- Marca
- SKU o código de barras
- Proveedor
- Costo
- Precio de venta
- Nivel de reorden
- Estado
- Notas
Utilice el proceso de ajuste en lugar de cambiar la información del producto cuando solamente la cantidad sea incorrecta.
Después de cambiar un SKU o código de barras, pruebe el escáner para confirmar que el producto pueda localizarse.
Productos Activos e Inactivos
Un producto activo está disponible para operaciones actuales y, cuando corresponda, para venta.
Marque un producto como inactivo cuando:
- Sea descontinuado
- Ya no se venda
- Ya no se utilice profesionalmente
- Sea reemplazado por otro producto
Marcarlo como inactivo normalmente conserva su historial mientras lo elimina de las selecciones activas.
No cree otro registro solamente porque el producto esté agotado temporalmente.
Archivar o Eliminar Productos
Normalmente es preferible archivar o marcar un producto como inactivo en lugar de eliminarlo permanentemente.
Conservar el registro ayuda a mantener:
- Historial de ventas
- Historial de citas
- Ajustes de inventario
- Historial del proveedor
- Reportes financieros
- Información de auditoría
Un producto con historial de transacciones generalmente no debe eliminarse permanentemente.
Proveedores
El proveedor identifica a la empresa de la que se compra el producto.
La información correcta del proveedor ayuda con:
- Volver a realizar pedidos
- Revisar costos
- Controlar envíos dañados
- Localizar registros de compra
- Comparar proveedores
Actualice el registro cuando cambie la información de compra.
Compras de Inventario y Gastos
La compra de inventario puede crear un gasto del negocio.
Registre la compra en la página de Gastos correspondiente utilizando el proveedor, categoría, método de pago, fecha y cantidad correctos.
Actualizar la cantidad de inventario no significa automáticamente que el gasto financiero haya sido registrado, a menos que el proceso correspondiente cree ambos registros.
Confirme que el inventario físico y el gasto comercial estén registrados correctamente.
Valor del Inventario
El valor del inventario puede estimarse utilizando el costo por unidad y la cantidad disponible.
Un cálculo simplificado es:
Costo por Unidad × Cantidad Disponible = Valor Estimado del Inventario
Por ejemplo:
- Costo por unidad: $10.00
- Cantidad disponible: 8
- Valor estimado: $80.00
El valor estimado depende de costos y cantidades correctos.
Puede no incluir envío, descuentos, impuestos, ajustes contables o cambios en el valor del producto.
Buscar y Filtrar Inventario
Utilice las opciones disponibles para localizar productos.
El Inventario puede buscarse o filtrarse por:
- Nombre del producto
- SKU
- Código de barras
- Categoría
- Proveedor
- Estado activo
- Existencias bajas
Escanear el SKU o código de barras puede ser la manera más rápida de localizar un producto.
Historial de Inventario
El Historial de Inventario proporciona un registro de la actividad de cantidades.
Dependiendo de la transacción, el historial puede incluir:
- Producto
- Fecha y hora
- Cantidad agregada o retirada
- Cantidad anterior
- Cantidad posterior
- Razón del ajuste
- Cita o venta relacionada
- Empleado o usuario
- Notas
Utilice el historial para investigar diferencias y confirmar que una venta o ajuste fue registrado.
Evitar Actividad Duplicada
Revise el Historial antes de ingresar una segunda transacción.
Los problemas comunes incluyen:
- Recibir el mismo envío dos veces
- Reducir manualmente el inventario después de que Finalizar Sesión ya registró la venta
- Ingresar el mismo ajuste más de una vez
- Crear registros duplicados de productos
La actividad duplicada puede hacer que la cantidad y el valor sean incorrectos.
Corregir un Error
Cuando descubra un error, revise el producto y su historial antes de hacer una corrección.
Confirme:
- La cantidad física
- La cantidad registrada
- Ventas recientes
- Recepciones recientes
- Ajustes recientes
- Si se seleccionó el producto incorrecto
Utilice una corrección o ajuste autorizado en lugar de eliminar historial válido.
Incluya una nota que explique la corrección.
Imprimir y Descargar Inventario
Cuando esté disponible, los reportes de Inventario pueden imprimirse o descargarse para conteos, compras, revisión o mantenimiento de registros.
Los formatos pueden incluir:
- Excel
- CSV
Los archivos de Excel son útiles para cálculos, clasificación, formato y análisis.
Los archivos CSV proporcionan un formato sencillo que puede abrirse en programas de hojas de cálculo o importarse en otros sistemas.
Proteja los reportes descargados porque pueden contener costos, precios, proveedores e información comercial.
Privacidad y Acceso
El Inventario puede contener información confidencial del negocio, incluyendo costos, precios, proveedores y niveles de existencias.
Únicamente los usuarios autorizados deben agregar productos, cambiar costos, ajustar cantidades o revisar el historial.
No deje abierta una página de Inventario o una sesión del escáner del teléfono en un dispositivo compartido sin supervisión.
Problemas Comunes de Inventario
No Se Encuentra un Producto
Busque por nombre, SKU y código de barras. Confirme que el producto esté activo y que el identificador sea correcto.
El Código de Barras No Se Escanea
Mejore la iluminación, limpie la cámara, mantenga el código estable o ingréselo manualmente.
Aparece el Producto Incorrecto
Revise los SKU y códigos asignados. Corrija identificadores duplicados o incorrectos.
La Cantidad Es Incorrecta
Revise el Historial, ventas recientes, envíos recibidos, uso profesional, daños, vencimientos y ajustes anteriores.
Una Venta No Redujo el Inventario
Confirme que se haya seleccionado el producto correcto y que la cita se haya completado mediante Finalizar Sesión.
El Inventario Se Redujo Dos Veces
Revise si Finalizar Sesión redujo la cantidad y también se ingresó un ajuste manual.
Un Producto con Existencias Bajas No Aparece
Confirme la cantidad actual, el nivel de reorden, el estado activo y el filtro de existencias bajas.
El Escáner del Teléfono No Se Conecta
Confirme que ambos dispositivos hayan iniciado sesión, que la sesión todavía esté activa y que el teléfono haya abierto la conexión o código QR correcto.
Mejores Prácticas de Inventario
- Utilice nombres claros y consistentes
- Asigne un SKU o código de barras único
- Registre correctamente los costos y precios
- Registre rápidamente el inventario recibido
- Utilice Finalizar Sesión para productos vendidos durante citas
- Registre por separado el uso profesional, daño, vencimiento y muestras
- Incluya razones para los ajustes manuales
- Revise regularmente los productos con existencias bajas
- Realice conteos físicos
- Investigue diferencias inesperadas
- Revise el Historial antes de realizar correcciones
- Marque productos descontinuados como inactivos en lugar de eliminar su historial
- Cierre las sesiones del escáner después de utilizarlas
- Proteja la información de costos y proveedores
Importante
La precisión del Inventario depende de que todas las compras, ventas, usos profesionales, devoluciones, daños, vencimientos y ajustes se registren correctamente.
La página de Inventario ayuda con las operaciones del negocio, pero no reemplaza los conteos físicos, registros de compras, conciliaciones financieras ni procedimientos contables profesionales.
Revise el historial detallado cuando una cantidad, costo o valor parezca incorrecto.