Inteligencia Artificial (IA)
La Inteligencia Artificial, o IA, puede ayudar a Peach Suite Pro a proporcionar orientación del negocio, explicar información, resumir actividad, preparar contenido y asistir a los usuarios con las operaciones diarias.
La IA está diseñada para apoyar al propietario y a los empleados autorizados. No reemplaza el criterio humano, el asesoramiento profesional, las políticas del negocio ni los procesos de aprobación requeridos.
Algunas capacidades de IA pueden introducirse gradualmente a medida que Peach Suite Pro continúe desarrollándose.
Funciones Actuales y Futuras de IA
Peach Suite Pro puede utilizar reglas automáticas, recomendaciones y funciones respaldadas por IA en diferentes áreas de la aplicación.
Algunas funciones pueden proporcionar orientación operativa actualmente, mientras que la interacción conversacional con IA puede aparecer como:
- Próximamente
- Función Futura
- No disponible hasta que el negocio la active
- Limitada a determinados usuarios u organizaciones de prueba
La disponibilidad depende de la versión de Peach Suite Pro, la suscripción, la configuración del negocio, los permisos del usuario y el estado de las pruebas.
Interacción con IA — Función Futura
La futura interacción con IA puede permitir que los usuarios autorizados se comuniquen con Peach Suite Pro utilizando preguntas e instrucciones escritas en lenguaje natural.
Los usuarios pueden llegar a realizar preguntas como:
- ¿Qué necesita mi atención hoy?
- ¿Por qué esta cita aparece como vencida?
- ¿Qué gastos recurrentes vencen esta semana?
- ¿Cómo se comparan los ingresos de este mes con los del mes pasado?
- ¿Qué citas todavía necesitan completarse?
- Ayúdame a preparar un recordatorio de cita
- Explícame este reporte
- Muéstrame el tema de ayuda sobre cumplimiento de SMS
Las preguntas y acciones admitidas dependerán de la información disponible para el usuario y de las funciones de IA activadas en Peach Suite Pro.
Posible Asistencia Futura de IA
La futura IA interactiva puede ayudar con tareas como:
- Explicar páginas y funciones de Peach Suite Pro
- Resumir citas y actividad del negocio
- Revisar próximas responsabilidades
- Explicar los factores de Salud del Negocio
- Resumir tendencias de ingresos y gastos
- Preparar contenido para SMS y correos electrónicos
- Sugerir mejoras para plantillas de mensajes
- Localizar artículos de ayuda relevantes
- Explicar recomendaciones de Coach Peach
- Identificar elementos incompletos de configuración
- Ayudar a preparar reportes o resúmenes del negocio
- Proporcionar instrucciones paso a paso dentro de Peach Suite Pro
Las respuestas deben limitarse a la información autorizada para el usuario y a las funciones disponibles dentro de Peach Suite Pro.
Hacer una Pregunta a la IA
Cuando la interacción con IA esté disponible, escriba una pregunta o solicitud clara.
Incluya suficiente información para explicar lo que necesita, pero evite incluir información confidencial innecesaria.
Por ejemplo:
Menos Clara: ¿Qué ocurrió?
Más Clara: ¿Por qué tres citas de ayer todavía aparecen como vencidas?
Una pregunta clara ayuda a que la IA proporcione una respuesta más útil.
Preguntas de Seguimiento
La interacción con IA puede permitir preguntas de seguimiento dentro de la misma conversación.
Por ejemplo:
- Muéstrame las citas relacionadas
- Explícame la diferencia entre ingresos proyectados e ingresos registrados
- Prepara una versión más corta de ese mensaje
- Traduce el mensaje al inglés
- ¿Qué página debo abrir para corregir esto?
La IA puede utilizar la conversación anterior para comprender la solicitud de seguimiento.
Inicie una conversación nueva cuando cambie a un tema no relacionado o cuando la conversación anterior pueda causar confusión.
Respuestas y Fuentes de Información
Las respuestas de IA pueden basarse en:
- Artículos de ayuda de Peach Suite Pro
- Configuración del negocio
- Citas
- Registros de ingresos y gastos
- Gastos Automáticos
- Información de inventario
- Actividad de comunicaciones
- Elementos del Programa del Negocio
- Otra información que el usuario esté autorizado a consultar
Cuando sea posible, la IA debe identificar la página, registro, reporte o tema de ayuda que respalda su respuesta.
El usuario debe abrir el registro relacionado cuando necesite detalles exactos.
La IA No Conoce Automáticamente Toda la Información
La IA solamente puede revisar información disponible, correctamente registrada y autorizada para el usuario actual.
Una respuesta puede estar incompleta cuando:
- Una transacción no ha sido registrada
- Una cita tiene el estado incorrecto
- Un gasto recurrente no pudo registrarse
- El registro de un cliente está incompleto
- La información está fuera de los permisos del usuario
- La función solicitada todavía no está disponible
- La página no se ha actualizado después de un cambio reciente
Corrija o complete el registro relacionado antes de depender de una nueva respuesta de IA.
Recomendaciones de IA
La IA puede proporcionar observaciones, sugerencias o recomendaciones basadas en la información disponible en Peach Suite Pro.
Las recomendaciones pueden ayudar a identificar:
- Citas que requieren atención
- Gastos recurrentes vencidos o atrasados
- Información faltante de configuración
- Reservaciones importadas que no han sido revisadas
- Inventario con existencias bajas
- Actividad de comunicaciones que requiere revisión
- Tendencias del negocio
- Posibles inconsistencias en los registros
Una recomendación no es lo mismo que una acción completada.
El usuario continúa siendo responsable de revisar la información y decidir qué acción debe tomarse.
Revisión y Aprobación Humana
La información importante generada por IA debe ser revisada por una persona autorizada antes de utilizarse.
La revisión humana es especialmente importante para:
- Transacciones financieras
- Comunicaciones con clientes
- Cambios de citas
- Reembolsos y correcciones de pagos
- Decisiones relacionadas con empleados o proveedores
- Consentimiento y preferencias de comunicación
- Información relacionada con la salud
- Asuntos legales, fiscales, laborales o de cumplimiento
No suponga que una respuesta es correcta solamente porque está escrita con seguridad.
Borradores Generados por IA
La IA puede ayudar a preparar borradores de:
- Mensajes SMS
- Correos electrónicos
- Recordatorios de citas
- Anuncios del negocio
- Contenido de ayuda
- Notas internas
- Descripciones de plantillas
El contenido generado por IA debe revisarse antes de guardarlo, aprobarlo, programarlo o enviarlo.
Confirme:
- Que el cliente o la audiencia sean correctos
- Que el propósito sea preciso
- Que el tono sea apropiado
- Que los campos dinámicos sean correctos
- Que se cumplan los requisitos de consentimiento
- Que se incluya el pie o texto de exclusión requerido
- Que no se incluya información confidencial innecesaria
IA y Comunicaciones con Clientes
La IA puede ayudar a preparar o mejorar comunicaciones, pero no reemplaza las reglas de elegibilidad.
Antes de enviar un mensaje asistido por IA, Peach Suite Pro todavía debe revisar:
- Autorización y exclusión de SMS
- Autorización y exclusión de correo electrónico
- Propósito del mensaje
- Estado del cliente
- Información de contacto disponible
- Texto de cumplimiento requerido
Un mensaje generado por IA no autoriza al negocio a comunicarse con un cliente que no sea elegible.
Acciones de IA y Confirmación del Usuario
Las funciones futuras de IA pueden ayudar a preparar acciones, pero las acciones sensibles o que modifiquen registros deben requerir revisión y confirmación.
La IA no debe realizar silenciosamente acciones como:
- Crear, cancelar, completar o reprogramar una cita
- Registrar ingresos o gastos
- Cambiar cantidades de inventario
- Enviar un SMS o correo electrónico
- Cambiar el consentimiento de un cliente
- Emitir un reembolso
- Cambiar permisos de empleados
- Aprobar una reservación importada
- Eliminar o archivar registros
El usuario debe revisar la acción propuesta y tener la oportunidad de aprobarla o cancelarla.
Confirmación de Acciones Asistidas por IA
Cuando una acción asistida por IA esté disponible, revise cuidadosamente la información propuesta.
Confirme:
- Que esté seleccionado el negocio o espacio de trabajo correcto
- Que estén seleccionados el cliente, cita, empleado o transacción correctos
- Que las fechas y cantidades sean correctas
- Que la acción esté autorizada
- Que la acción no cree un duplicado
- Que exista el consentimiento o aprobación requerida
No apruebe una acción que no comprenda.
Política de IA de Peach Suite Pro
La Política de IA de Peach Suite Pro está diseñada para apoyar el uso responsable, seguro, privado y transparente de la inteligencia artificial.
La política se basa en los siguientes principios:
- Control humano
- Privacidad de los datos del negocio
- Acceso basado en funciones
- Minimización de datos
- Transparencia
- Precisión y revisión
- Seguridad
- Uso justo y apropiado
- Responsabilidad
Control Humano
La IA apoya al usuario, pero no debe reemplazar su autoridad sobre los registros y decisiones del negocio.
Las acciones importantes deben permanecer bajo el control de una persona autorizada.
El propietario o administrador autorizado continúa siendo responsable de:
- Aprobar mensajes
- Revisar información financiera
- Cambiar registros de clientes
- Administrar el acceso de empleados
- Confirmar cambios de citas
- Cumplir los requisitos legales y de cumplimiento
Uso Limitado al Propósito
La IA debe acceder y utilizar información solamente para el propósito solicitado por el usuario autorizado.
Por ejemplo, cuando un usuario pregunta sobre las citas de mañana, la IA no debe revisar innecesariamente compensaciones de empleados o notas privadas de clientes.
La información no debe recopilarse ni mostrarse solamente porque esté disponible.
Minimización de Datos
La IA debe utilizar la menor cantidad de información comercial y personal necesaria para responder a la solicitud.
Las respuestas deben evitar mostrar información innecesaria como:
- Información completa de contacto del cliente
- Información detallada de salud
- Información de cuentas financieras
- Códigos de verificación de empleados
- Contraseñas
- Notas internas privadas
- Información de tarjetas de pago
Transparencia
Los usuarios deben poder reconocer cuándo la información fue generada, resumida o sugerida por IA.
Los borradores y recomendaciones de IA no deben presentarse como decisiones humanas completadas.
Cuando sea posible, Peach Suite Pro debe explicar:
- Qué información fue revisada
- Por qué apareció una recomendación
- Qué página contiene el registro relacionado
- Si la respuesta puede estar incompleta
Precisión y Limitaciones
La IA puede proporcionar ocasionalmente información incompleta, desactualizada, poco clara o incorrecta.
Esto puede ocurrir porque:
- La información del negocio está incompleta
- La pregunta es ambigua
- La IA no comprendió la solicitud
- El registro relacionado es incorrecto
- La función no admite la acción solicitada
Los usuarios deben verificar la información importante en la página o reporte correspondiente.
Uso Justo y Apropiado
La IA no debe utilizarse para tomar decisiones injustas, discriminatorias o sin suficiente fundamento sobre clientes, empleados, proveedores u otras personas.
La IA no debe tomar decisiones basadas en suposiciones sobre características personales protegidas o sensibles.
La IA no debe utilizarse como el único responsable de decisiones sobre:
- Contratación o terminación de empleo
- Disciplina de empleados
- Compensación
- Acceso a servicios
- Decisiones médicas o de tratamiento
- Crédito o financiamiento
- Determinaciones legales o de cumplimiento
Usos Prohibidos de IA
La IA no debe utilizarse para:
- Revelar información de otro negocio
- Evitar permisos o controles de seguridad
- Hacerse pasar por un cliente, empleado o propietario
- Crear comunicaciones engañosas
- Enviar mensajes promocionales no autorizados
- Realizar un diagnóstico médico
- Proporcionar una determinación legal o fiscal definitiva
- Generar decisiones discriminatorias
- Exponer contraseñas, códigos de verificación o credenciales privadas
- Ocultar o eliminar historial válido de auditoría
- Ignorar el consentimiento o las solicitudes de exclusión del cliente
Protección y Privacidad de IA
Los controles de Protección y Privacidad de IA están diseñados para evitar el acceso no autorizado, la divulgación innecesaria y el uso indebido de información comercial o de clientes.
La IA debe cumplir las mismas restricciones de acceso, o restricciones más estrictas, que se utilizan en todo Peach Suite Pro.
Acceso Basado en Funciones
La IA solamente debe utilizar información que el usuario actual esté autorizado a consultar.
Un usuario no debe recibir mediante IA información que no podría abrir directamente dentro de Peach Suite Pro.
El acceso puede depender de:
- Función del usuario
- Permisos del empleado
- Membresía de la organización
- Espacio de trabajo del proveedor
- Acceso financiero
- Acceso a clientes
- Autorización administrativa
Protección del Negocio y del Espacio de Trabajo
La IA debe mantener cada negocio de Peach Suite Pro separado de todos los demás negocios.
En organizaciones con varios proveedores o espacios de trabajo, la IA también debe respetar las reglas de privacidad de cada proveedor y unidad del negocio.
Por ejemplo:
- Un proveedor no debe ver los registros financieros privados de otro proveedor
- Un programador de citas no debe recibir automáticamente acceso a ingresos privados
- Un empleado no debe ver clientes de otra organización
- Un usuario no debe cambiar de espacio de trabajo solamente modificando una dirección o valor enviado
La IA no debe reducir la protección entre negocios, organizaciones, proveedores o espacios de trabajo.
Información Confidencial
Evite ingresar información confidencial innecesaria en una conversación con IA.
No ingrese:
- Contraseñas
- Códigos de verificación de empleados
- Números completos de tarjetas de pago
- Credenciales bancarias
- Números de identificación gubernamental
- Respuestas de seguridad
- Claves privadas de acceso
- Información no relacionada con la solicitud del negocio
La información de salud, tratamientos, finanzas y datos personales de clientes debe manejarse únicamente mediante procesos aprobados de Peach Suite Pro y solamente cuando sea necesario.
Privacidad del Cliente
La IA no debe revelar más información del cliente de la necesaria para responder a una solicitud autorizada.
Cuando sea posible, las respuestas deben utilizar información limitada como:
- Nombre del cliente
- Fecha y hora de la cita
- Nombre del servicio
- Estado operativo
Los registros detallados solamente deben ser abiertos por usuarios autorizados que necesiten la información.
Privacidad de Empleados y Proveedores
La información de empleados y proveedores puede incluir horarios, compensación, ingresos, rendimiento, permisos y notas privadas.
La IA solamente debe mostrar esta información a usuarios con el permiso apropiado.
El acceso a un calendario compartido no debe proporcionar automáticamente acceso a información financiera o laboral privada.
Proveedores Externos de IA
Algunas funciones futuras pueden requerir que Peach Suite Pro utilice un proveedor externo autorizado de IA.
Antes de activar un servicio externo, Peach Suite Pro debe documentar:
- El proveedor utilizado
- El tipo de información enviada
- El propósito del procesamiento
- Los términos de retención de datos
- Las protecciones de seguridad
- Si los datos pueden utilizarse para entrenar modelos
- Los controles administrativos disponibles
El proveedor exacto y los términos de manejo de datos pueden cambiar durante el desarrollo de las funciones de IA.
Entrenamiento de IA y Datos del Negocio
La información privada del negocio y de los clientes no debe utilizarse para entrenar un modelo público compartido sin autorización clara y protecciones contractuales apropiadas.
Antes de activar IA, el negocio debe revisar los términos del proveedor y la configuración de Peach Suite Pro.
No suponga que todos los servicios de IA manejan los datos de la misma manera.
Historial de Conversaciones y Actividad
Peach Suite Pro puede conservar registros de interacción con IA para fines de seguridad, calidad, solución de problemas y auditoría.
El historial puede incluir:
- Usuario
- Fecha y hora
- Negocio o espacio de trabajo
- Pregunta o solicitud
- Respuesta de IA
- Acción propuesta
- Aprobación o rechazo del usuario
- Información de errores
El acceso al historial debe limitarse a usuarios autorizados.
Retención de Datos
Los registros de conversaciones y procesamiento deben conservarse solamente durante el tiempo necesario para el propósito comercial, de seguridad, soporte o cumplimiento aprobado.
El período de retención puede depender de:
- Configuración del negocio
- Nivel de suscripción
- Requisitos de auditoría
- Requisitos de seguridad
- Términos del proveedor
- Leyes y regulaciones aplicables
Los términos específicos deben documentarse antes de ofrecer la IA interactiva para uso general.
Seguridad de IA
Las funciones de IA deben utilizar protecciones apropiadas, incluyendo:
- Autenticación del usuario
- Autorización por función y espacio de trabajo
- Conexiones cifradas
- Credenciales protegidas
- Validación de solicitudes
- Registros de auditoría
- Minimización de datos
- Monitoreo de actividad sospechosa
La IA no debe exponer instrucciones internas del sistema, credenciales, conexiones de bases de datos ni detalles protegidos de la aplicación.
Instrucciones Inseguras o Manipuladoras
La IA puede encontrar texto que intente ignorar las reglas de seguridad, privacidad o del negocio.
La IA debe ignorar instrucciones que soliciten:
- Revelar información privada
- Ignorar permisos
- Evitar aprobaciones
- Exponer contraseñas o información de seguridad
- Eliminar historial de auditoría
- Enviar comunicaciones no autorizadas
- Actuar fuera del negocio o espacio de trabajo actual
Los archivos cargados, correos electrónicos, notas de clientes y contenido externo no deben poder anular las políticas de seguridad de Peach Suite Pro.
IA e Información Médica
La IA puede ayudar a organizar información administrativa, pero no debe diagnosticar condiciones médicas, prescribir tratamientos ni reemplazar a un profesional calificado.
La información de salud y tratamiento debe ser revisada por una persona autorizada y debidamente calificada.
No utilice contenido generado por IA como la única base de una decisión médica o de tratamiento.
IA e Información Financiera
La IA puede resumir ingresos, gastos, ventas y tendencias registradas.
Los resúmenes financieros de IA se basan en la información ingresada en Peach Suite Pro.
La IA no reemplaza:
- Conciliaciones bancarias
- Registros contables oficiales
- Declaraciones de impuestos
- Procesamiento de nómina
- Estados financieros
- Asesoramiento profesional contable o fiscal
Revise las transacciones detalladas antes de tomar una decisión financiera importante.
IA e Información Legal o de Cumplimiento
La IA puede explicar procesos generales de Peach Suite Pro o identificar posibles asuntos de cumplimiento.
La IA no proporciona asesoramiento legal definitivo y no debe tratarse como la autoridad final sobre:
- Registro de SMS
- Consentimiento de mercadeo
- Cumplimiento de correo electrónico
- Leyes laborales
- Leyes de privacidad
- Leyes fiscales
- Licencias profesionales
- Requisitos de atención médica
Consulte a un profesional calificado cuando necesite orientación legal o regulatoria.
Reportar un Problema de IA
Los usuarios deben reportar una respuesta de IA cuando:
- Muestre información de otro negocio o espacio de trabajo
- Revele información no autorizada de clientes o empleados
- Proporcione una cantidad financiera incorrecta
- Sugiera una acción insegura
- Cree contenido engañoso
- Intente realizar una acción sin aprobación
- Parezca discriminatoria o inapropiada
- Exponga información privada del sistema
No continúe utilizando la función afectada para acciones sensibles hasta que el problema haya sido revisado.
Mejorar las Respuestas de IA
Cuando estén disponibles opciones de comentarios, los usuarios pueden calificar una respuesta o reportar un problema.
Los comentarios útiles pueden explicar:
- Qué información fue incorrecta
- Qué esperaba el usuario
- Qué registro o página contiene la información correcta
- Si la respuesta fue poco clara
- Si incluyó demasiada información privada
No incluya información confidencial innecesaria en un reporte de comentarios.
Mejores Prácticas de IA
- Realice preguntas claras y específicas
- Revise las respuestas importantes
- Abra el registro relacionado cuando necesite detalles exactos
- No comparta contraseñas ni códigos de verificación
- Utilice la menor cantidad necesaria de información del cliente
- Confirme todas las cantidades financieras
- Revise todas las comunicaciones generadas por IA
- Respete los permisos y límites del espacio de trabajo
- Exija confirmación antes de realizar acciones que cambien registros
- Reporte inmediatamente cualquier problema inesperado de acceso o privacidad
- No utilice la IA como la única fuente de asesoramiento médico, legal, fiscal o laboral
Importante
La IA de Peach Suite Pro está diseñada para ayudar a usuarios autorizados con operaciones, información, redacción y navegación.
Las capacidades de IA interactiva son una función futura y pueden no estar disponibles todavía en todas las cuentas de Peach Suite Pro.
Las respuestas de IA pueden contener errores y deben revisarse antes de utilizarse para decisiones importantes relacionadas con el negocio, clientes, finanzas, empleados, cumplimiento o tratamientos.
El negocio continúa siendo responsable de proteger la información del cliente, cumplir las leyes y políticas aplicables, confirmar las acciones asistidas por IA y mantener registros precisos en Peach Suite Pro.