Horas y Nómina de Empleados — Registro de Horas y Administración de Pagos
Descripción General
Peach Suite Pro ofrece un sistema de Horas y Nómina que permite registrar el trabajo de los empleados, calcular ingresos, administrar deducciones y conservar registros de nómina.
El sistema admite pagos por hora, por día, por evento y combinaciones de pago por hora y por evento.
Importante: Peach Suite Pro realiza cálculos y mantiene registros internos. No transfiere dinero, procesa pagos bancarios ni presenta o remite impuestos sobre la nómina.
1. Configurar el Pago del Empleado
- Abra la sección Empleados (Employees).
- Seleccione al empleado.
- Abra la configuración de pago o nómina.
- Ingrese la información correspondiente:
- Tarifa por hora
- Tarifa por día
- Tarifa por evento
- Configuración de horas extras
- Período de nómina predeterminado
- Porcentaje de retención FICA
- Deducción personalizada 1 — Nombre e importe
- Deducción personalizada 2 — Nombre e importe
- Guarde los cambios.
Cada empleado puede tener diferentes tarifas y métodos de pago.
Las tarifas también pueden incluir fechas de vigencia para mantener cálculos históricos correctos.
2. Registrar Horas y Trabajo Realizado
- Abra Empleados → Horas y Nómina (Hours & Payroll).
- Seleccione al empleado.
- Seleccione Agregar Registro de Trabajo (Add Work Entry).
- Ingrese la fecha.
- Seleccione el tipo de trabajo.
- Ingrese las horas, los días o los eventos correspondientes.
- Revise el importe calculado.
- Guarde el registro.
Tipos de Pago
Pago por Hora: Calcula los ingresos utilizando las horas registradas y la tarifa correspondiente.
Pago Diario: Registra trabajo compensado mediante una tarifa diaria.
Pago por Evento: Registra la compensación correspondiente a un evento o trabajo específico.
Pago Combinado: Permite registrar horas trabajadas y pagos por eventos en un mismo día.
3. Calcular las Horas Trabajadas
Para calcular las horas:
- Ingrese la hora de inicio.
- Ingrese la hora de finalización.
- Agregue los descansos no remunerados.
- Revise el total calculado.
- Aplique las horas al registro de trabajo.
El sistema permite calcular turnos que continúan después de la medianoche.
Nota: Las horas calculadas se asignan a las horas regulares. Las horas extras deben registrarse y revisarse por separado conforme a las políticas de la empresa y las leyes aplicables.
4. Administrar Períodos de Nómina
Peach Suite Pro admite períodos de pago:
- Semanales
- Quincenales (cada dos semanas)
- Dos veces al mes
- Mensuales
Para preparar un período de nómina:
- Abra Horas y Nómina.
- Seleccione al empleado y el período correspondiente.
- Revise los registros de trabajo.
- Cree un borrador de nómina.
- Verifique los ingresos brutos, las deducciones y el pago neto estimado.
- Apruebe el período cuando la información sea correcta.
- Después de realizar el pago fuera de Peach Suite Pro, marque el período como Pagado.
Estados de Nómina
Borrador (Draft): La nómina está en preparación.
Aprobado (Approved): Los cálculos y registros han sido aprobados.
Pagado (Paid): Se ha registrado que el empleado recibió su pago por un medio externo.
Los borradores pueden cancelarse indicando un motivo y conservando un registro de auditoría.
Los registros aprobados y pagados conservan su información histórica y no pueden editarse directamente.
5. Comprender los Ingresos y las Deducciones
Pago Bruto: Total de ingresos calculados antes de las deducciones.
Retención FICA: Importe calculado utilizando el porcentaje configurado para el empleado.
Deducciones Personalizadas: Hasta dos deducciones adicionales con nombres e importes definidos.
Total de Deducciones: Suma de las retenciones y deducciones configuradas.
Pago Neto Estimado:
Pago Neto Estimado = Pago Bruto − Total de Deducciones
Importante: Los cálculos utilizan la información ingresada por la empresa. Peach Suite Pro no determina automáticamente todas las obligaciones tributarias federales, estatales o locales. Consulte a un profesional de nómina o impuestos para verificar los requisitos aplicables.
6. Consultar el Historial de Nómina
El historial permite revisar períodos anteriores, ingresos, deducciones y pagos registrados.
Los registros históricos conservan la información utilizada al procesar cada período, incluyendo tarifas, ingresos y deducciones.
Si identifica una diferencia, revise los registros originales antes de efectuar una corrección.
7. Evitar Registros Duplicados
Peach Suite Pro proporciona advertencias para ayudar a evitar registros duplicados.
Si aparece una advertencia relacionada con un registro existente para el mismo empleado y fecha, revise la información antes de continuar.
Un empleado puede tener legítimamente pagos por hora y por evento en un mismo día.
Solución de Problemas
La tarifa del empleado es incorrecta.
Verifique la configuración de pago y la fecha de vigencia de la tarifa.
Las horas calculadas no son correctas.
Revise la hora de inicio, la hora de finalización y los descansos no remunerados.
No aparece el pago por un evento.
Confirme que se haya registrado el trabajo correspondiente al evento.
El pago neto estimado es incorrecto.
Revise los ingresos brutos, el porcentaje FICA y las deducciones personalizadas.
No puedo acceder a Horas y Nómina.
Confirme que su suscripción incluya esta función y que tenga los permisos necesarios.
Recordatorio Importante
Peach Suite Pro proporciona herramientas para el cálculo y mantenimiento de registros de nómina. La empresa sigue siendo responsable de realizar los pagos, cumplir con las leyes laborales y presentar y remitir los impuestos correspondientes.